Vanhoihin toimitiloihin kertyy helposti ratkaisuja, joiden kanssa opitaan elämään. Neuvottelutiloja on liian vähän, keskittymiseen ei löydy rauhaa tai yhteistyötä tekevät tiimit ovat hajallaan. Myös sijainti on voinut jäädä jälkeen henkilöstön ja yrityksen muuttuneista tarpeista.
Uudessa toimitilassa näitä lähtökohtia voidaan arvioida uudelleen.
”Kyse ei ole vain siitä, miltä tila näyttää. Kyse on siitä, mitä tila tekee mahdolliseksi”, kiteyttää SRV:n hankekehitysjohtaja Olli Viita.
Sijainti työn ja henkilöstön tarpeisiin
Uutta toimitilaa valittaessa voidaan arvioida uudelleen, mistä työntekijät saapuvat, kuinka pitkäksi työmatkat muodostuvat ja miten toimistolle pääsee eri kulkuvälineillä.
Hyvä saavutettavuus helpottaa toimistolle saapumista ja tukee myös yrityksen vetovoimaa.
Myös ympäröivillä palveluilla on merkitystä. Lounasravintolat, kaupat, liikuntapalvelut ja muut lähipalvelut helpottavat työn ja arjen yhteensovittamista sekä tekevät alueesta houkuttelevamman.
”Olennaista on löytää sijainti, joka toimii sekä henkilöstölle että yrityksen liiketoiminnalle”, sanoo SRV:n asiakkuuspäällikkö Miikka Wikström.
Tilat tukemaan työn tekemistä
Toimivaa työympäristöä ei suunnitella vain henkilömäärän tai neliöiden perusteella. Olennaista on ymmärtää, millaista työtä tiloissa tehdään ja millaisia tilanteita päivän aikana syntyy.
Tarvitaanko enemmän tiloja keskittymiseen, tiimityöhön, hybridipalavereihin tai asiakastapaamisiin?
”Oleellista on ymmärtää, miten yrityksessä oikeasti tehdään työtä. Silloin tilaratkaisut voidaan rakentaa tukemaan juuri oman yrityksen toimintaa”, Wikström kiteyttää.
Kun erilaisille työtilanteille löytyy sopiva paikka, työn tekeminen sujuu ilman turhaa järjestelyä.
Kohtaamisille oikeat puitteet
Tilojen rakenne vaikuttaa siihen, kuinka helposti ihmiset kohtaavat ja tekevät yhteistyötä.
Yhteistyötä tekevien tiimien sijoittelu, yhteiset alueet ja kulkureitit voivat joko helpottaa tai vaikeuttaa tiedon vaihtoa. Suunnittelussa kannattaakin miettiä, keiden olisi hyvä työskennellä lähekkäin ja missä luontevia kohtaamisia syntyy.
”Tilasuunnittelussa kannattaa kysyä, mitä työn tekemisessä halutaan helpottaa ja mistä turhasta halutaan päästä eroon”, Viita sanoo.
Tätä pohdittiin myös WithSecuren uuden pääkonttorin suunnittelussa Helsingin Jätkäsaaressa. Yritys halusi vahvistaa uusissa tiloissa yhteisöllisyyttä ja kasvokkaisia kohtaamisia. Yksi konkreettinen ratkaisu oli kerrosten välille käyttäjän toiveesta lisätyt avoportaat.
Esimerkki näyttää käytännössä, miten yrityksen tavoitteet voidaan viedä suoraan tilaratkaisuiksi. Tila ei synnytä yhteistyötä itsestään, mutta se voi tehdä siitä luontevampaa.
Oma ilme osaksi tilaa
Uudessa toimitilassa yrityksen identiteetti voidaan ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Materiaalit, värit, kalusteet, vastaanottotilat ja yhteiset alueet vaikuttavat siihen, millainen kuva yrityksestä välittyy henkilöstölle, asiakkaille ja vierailijoille.
Kyse ei ole vain sisustuksesta. Myös tilojen käyttötarkoitukset ja sijoittelu kertovat siitä, miten yrityksessä halutaan toimia.
”Kun nämä ratkaisut voidaan huomioida jo suunnitteluvaiheessa, yrityksen oma ilme ei jää valmiin tilan päälle tehtäväksi kerrokseksi”, Wikström kertoo.
Ratkaisuja myös huomisen tarpeisiin
Uutta toimitilaa ei kannata suunnitella vain nykyhetkeä varten. Tilojen on hyvä joustaa kasvun, uusien työnteon tapojen ja yrityksen muuttuvien tarpeiden mukana.
”Samalla on hyvä tunnistaa, mihin suuntaan yrityksen toiminta on menossa ja millaisia tarpeita se voi tuoda mukanaan”, Wikström huomauttaa.
TEKSTI: Aku Karjalainen KUVAT: SRV
Toimitiloja, jotka tekevät vaikutuksen puolestasi
Työelämä on liian lyhyt huonoissa tiloissa hukattavaksi. Toteutamme toimitilat tekijöille, jotka ansaitsevat vain parasta. Sijainti, tilat ja palvelut – vain parasta.