SRV:n yritysasiakas-, yhteistyökumppani ja päättäjärekisterin tietosuojaseloste

SRV:n yritysasiakas-, yhteistyökumppani ja päättäjärekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 28.10.2020

 

1        Rekisterinpitäjä

SRV Yhtiöt Oyj ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt (jäljempänä ”SRV”).

 

SRV konserniin kuuluvat yhtiöt:

SRV Yhtiöt Oyj, y-tunnus 1707186-8

SRV Rakennus Oy, y-tunnus 1728244-6

SRV Russia Oy, y-tunnus 2279126-1

SRV Infra Oy, y-tunnus 0590937-9

 

Kukin SRV konserniyhtiö vastaa henkilötietojen käsittelystä sen omassa liiketoiminnassa tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla ja voi siinä käyttää tarpeellisia muiden konserniyhtiöiden samoja tarkoituksia varten keräämiä henkilötietoja, esim. markkinoinnissa, myynnissä, konserniyhtiön ja sen asiakkaiden sekä yhteistyökumppaneiden välisten sopimusten täytäntöönpanemisessa ja niiden välisten suhteiden hoitamisessa.

2       Yhteystiedot rekisteriasioissa

SRV Yhtiöt Oyj

Tietosuoja

PL 555

02601 Espoo

privacy@srv.fi

Puh. 020 145 5200

3       Rekisterin nimi

SRV:n yritysasiakas-, yhteistyökumppani ja päättäjärekisteri

4       Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu SRV:n ja yritysasiakkaan, urakoitsijan, toimittajan ja muun yhteistyökumppanin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseen sekä sopimusta edeltävien rekisteröidyn pyyntöjen, kuten uutiskirjeiden tilausten ja tarjouspyyntöjen toteuttamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu lisäksi SRV:n oikeutettuun etuun hoitaa asiakas- ja yhteistyökumppanisuhteita sekä SRV:n oikeutettuun etuun suoramarkkinoida tuoteitaan ja palveluitaan yritysasiakkaidensa ja potentiaalisten asiakkaidensa kontaktihenkilöille.

Henkilötiedon käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama suostumus tietojen keräämiseksi SRV konserniyhtiöiden verkkosivujen käytöstä evästeiden tai muiden vastaavien teknisten seurantakeinojen avulla tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

  • SRV:n ja yritysasiakkaan, urakoitsijan, toimittajan ja muun yhteistyökumppanin välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi
  • SRV:n tuotteiden ja palveluiden myynti, markkinointi, tarjoaminen, tuottaminen ja kehittäminen
  • yritysasiakkaan, urakoitsijan, toimittajan tai muun yhteistyökumppanin ja SRV:n väliseen suhteeseen perustuva viestintä, mukaan lukien palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt
  • kirje-, puhelin- ja sähköinen suoramarkkinointi ja verkkomainonta sekä sen kohdentaminen
  • mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen, markkinointikilpailujen ja muiden tapahtumien järjestäminen
  • SRV:n liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
  • väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen
  • analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten

5       Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja yritysasiakkaiden, urakoitsijoiden, toimittajien  ja muiden yhteistyökumppaneiden nykyistä ja potentiaalisista päättäjistä ja yhteyshenkilöistä sekä muista sidosryhmistä:

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Ikä, syntymävuosi, äidinkieli
  • Rekisteröidyn ilmoittamat ammatilliset kiinnostuksenkohteet sekä rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
  • Julkiset tiedot koskien tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
  • Asiakaspalautteet ja yhteydenotot
  • Käyttötietoja esim. verkkosivuston ja palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot, evästeet, IP-osoitteet
  • Edellä kuvattujen tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä ja markkinointisegmentit ja profiilit
  • Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset sekä
  • Mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

6       Tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden ja verkkosivuston käytön, yhteydenottopyynnön, muun lomakkeen täytön tai muun asioinnin tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä saaduista tiedoista sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sen aikana saaduista tiedoista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, kaupparekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7       Tietojen luovutukset ja tietojen siirto sekä siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

SRV ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille paitsi, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi.

Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa lain mukaisesti mm. SRV:n valikoimille yhteistyökumppaneille suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä ja luovuttamista.

SRV käyttää ulkopuolista palveluntarjoajia (alihankkijoita) palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-, markkinointi- ja viestintäpalvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. SRV varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos henkilötietojen siirto on kuitenkin tarpeellista, SRV huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta esim. käyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

8       Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kunnes takuuvelvoitteet ja muut osapuolten väliset sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet on suoritettu ja lainsäädännössä, esim. kirjanpito- ja ennakkoperintälaissa määritellyt säilytysajat ja vastuuajat ovat päättyneet. Lähtökohtaisesti henkilötietoja säilytetään 1 vuosi kohteen takuuajan päättymisestä sekä viisi vuotta urakka- ja/tai toimeksiantosopimuksen voimassaoloajan päättymisestä.

SRV voi asiakas- ja yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen säilyttää rekisteröidyn edellä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä perustietoja suoramarkkinointitarkoituksiin lain sallimissa puitteissa. SRV arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

9        Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää SRV:tä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa rekisterin yhteyshenkilölle tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa milloin tahansa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.