Päivitetty 9.5.2022
1 Rekisterinpitäjä
SRV Yhtiöt Oyj ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt (jäljempänä ”SRV”).
SRV konserniin kuuluvat yhtiöt:
SRV Rakennus Oy (1707186-8)
SRV Asumisen Palvelut Oy (2952524-9)
Kukin SRV konserniyhtiö vastaa henkilötietojen käsittelystä sen omassa liiketoiminnassa tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla ja voi käyttää siinä tarpeellisia muiden konserniyhtiöiden samoja tarkoituksia varten keräämiä henkilötietoja.
2 Yhteystiedot rekisteriasioissa
SRV Yhtiöt Oyj
Tietosuoja
PL 555
02601 Espoo
privacy@srv.fi
Puh. 020 145 5200
3 Rekisterin nimi
SRV:n kuluttaja-asiakas- ja markkinointirekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu SRV:n ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseen sekä rekisteröidyn tekemien tiedustelujen, uutiskirjeiden, tarjouspyyntöjen, tuotteiden ja palvelujen tilausten ja muiden sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä. Henkilötietojen käsittely perustuu lisäksi SRV:n oikeutettuun etuun hoitaa asiakassuhdetta sekä suoramarkkinoida tuotteitaan ja palveluitaan nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille sekä rekisteröidyn suostumukseen silloin, kun se on tarpeen sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämistä varten tai tietojen keräämiseksi SRV:n verkkosivujen käytöstä evästeiden tai muiden vastaavien teknisten seurantakeinojen avulla tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.
Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:
- SRV:n ja rekisteröidyn välisen asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen
- SRV:n tuotteiden ja palveluiden myynti, markkinointi, tarjoaminen, tuottaminen ja kehittäminen
- luottotietojen tarkastaminen, laskutus sekä maksujen valvonta ja perintä
- asiakasviestintä, mukaan lukien palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt
- kirje-, puhelin- ja sähköinen suoramarkkinointi ja verkkomainonta sekä sen kohdentaminen
- mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen, markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestäminen
- SRV:n liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
- väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen
- pakotelista -tarkistukset
- analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten
5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja nykyistä ja tulevista asiakkaista sekä entisistä asiakkaista, joiden asiakassuhde on päättynyt:
- Asiakkaan perustiedot: etu- ja sukunimi, henkilötunnus, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, fax, asiakastunniste
- Ammatti, ikä, kieli sekä sijoittajatieto
- Asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa, tuotteiden ja palveluiden sopimus-, tilaus, osto- ja peruutustiedot, laskutus-, maksu- ja perintätiedot sekä luottokelpoisuutta koskevat tiedot
- Kiinnostustiedot (esim. asiakasta kiinnostavat SRV:n asuntokohteet ja alueet sekä muut asiakkaan ilmoittamat mielenkiinnon kohteet), rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
- Verkkosivuston ja sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot, evästeet, IP-osoitteet
- Asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot sekä reklamaatiot
- Edellä kuvattujen tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä- ja markkinointisegmentit ja profiilit
- Suoramarkkinointikiellot ja –suostumukset sekä
- Mahdolliset rekisteröidyn itsensä antamat muut tiedot
6 Tietolähteet
Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden ja verkkosivuston käytön, yhteydenottopyynnön, muun lomakkeen täytön tai muun asioinnin tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä saaduista tiedoista sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sen aikana saaduista tiedoista.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä, muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä sekä pakotelistoista.
7 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto sekä siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja luovutetaan seuraaville tahoille:
- Asuntokauppalain 2 luvun mukaisia turva-asiakirjoja säilyttäville luottolaitoksille
- Asuntokohteiden isännöitsijöille
- Asuntokohteiden rakentamisaikaisille valvojille ja rakennustyön tarkkailijoille
- Asunto-osakeyhtiön hallitukselle (esim. tiedot lainaosuussuorituksista osana luovutustilinpäätöstä)
- muut mahdolliset luovutuksensaajat perustuen luovutuksiin, jotka ovat välttämättömiä SRV:n lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi.
Tietoja voidaan satunnaisesti luovuttaa lain mukaisesti SRV:n valikoimille yhteistyökumppaneille suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä ja luovuttamista.
SRV käyttää ulkopuolista palveluntarjoajia (alihankkijoita) palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-, markkinointi- ja viestintäpalvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. SRV varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos henkilötietojen siirto on kuitenkin tarpeellista, SRV huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta esim. käyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.
8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kunnes takuuvelvoitteet ja muut osapuolten väliset sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet on suoritettu ja lainsäädännössä, esim. asuntokauppa-, kuluttajansuoja-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaissa määritellyt säilytysajat ja vastuuajat ovat päättyneet. Asunnon ostajan henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 11 vuoden ajan viimeisestä asuntokaupasta laskettuna.
SRV voi asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilyttää rekisteröidyn edellä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä perustietoja (henkilötunnusta lukuun ottamatta) suoramarkkinointitarkoituksiin lain sallimissa puitteissa. SRV arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
9 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää SRV:tä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa rekisterin yhteyshenkilölle tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa milloin tahansa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus sekä tehdä kantelu henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.