SRV:n markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1       Rekisterinpitäjä

SRV Rakennus Oy, y-tunnus 1728244-6
PL 555, Tarvonsalmenkatu 15
02601 Espoo

2      Yhteystiedot rekisteriasioissa

Arja Nissinen

PL 555, Tarvonsalmenkatu 15
02601 Espoo
Puh. + 358 40 5018792
arja.nissinen@srv.fi

3      Rekisterin nimi

SRV:n markkinointirekisteri

4      Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on SRV:n oikeutettu etu  (suoramarkkinointi) sekä rekisteröidyn suostumus silloin, kun se on tarpeen sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämistä varten.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat SRV:n tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinointi (kirje-, puhelin- ja sähköinen suoramarkkinointi) ja verkkomainonta sekä niiden kohdentaminen, mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen, markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestäminen. Tietoja käytetään myös SRV:n liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen.

5      Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja potentiaalisista asiakkaista ja entisistä asiakkaista, joiden asiakassuhde on päättynyt:

  • Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Ammatti
  • Ikä, sukupuoli, kieli
  • Markkinointikiellot ja -suostumukset
  • Mahdollisesti yksi henkilöön kohdistuviin markkinointitoimenpiteisiin liittyvä tieto

6      Tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, verkossa, yhteydenottopyynnön tai muun lomakkeen täytön tai muun asioinnin tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä saaduista tiedoista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7       Tietojen luovutukset ja tietojen siirto sekä siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

SRV ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa lain mukaisesti SRV:n valikoimille yhteistyökumppaneille suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä ja luovuttamista.

SRV käyttää ulkopuolista palveluntarjoajia (alihankkijoita) tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-, markkinointi- ja viestintäpalvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. SRV varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja poikkeuksellisesti siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, SRV huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta esim. käyttämällä EU:n komission hyväksymiä mallilausekkeita.

8      Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. SRV arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

9      Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa rekisterin yhteyshenkilölle tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa antamansa suostumus sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.