Toimitilan koko ja tilaratkaisut

Toimitilan koko on yksi tärkeimmistä valintakriteereistä toimistoa valittaessa. Toimitilan koko vaikuttaa suoraan yrityksen arkeen, kustannusrakenteeseen ja kasvumahdollisuuksiin.

Kun neliöt on mitoitettu oikein, työ sujuu tehokkaasti ja henkilöstö viihtyy. Ylimitoitettu tila sitoo puolestaan turhaan pääomaa, kun taas alimitoitettu ratkaisu voi hidastaa toimintaa ja vaikeuttaa laajentumista.

Ota nämä asiat huomioon, kun määrittelet yrityksesi toimitilan kokoa ja tilaratkaisuja.

1. Selvitä, miten henkilöstö työskentelee

Tilakartoitus alkaa arjen ymmärtämisestä. Miten, milloin ja missä henkilöstö työskentelee?

• Suositaanko lähi-, etä- vai hybridityötä?
• Kuinka moni on toimistolla samanaikaisesti?
• Tarvitaanko omia työhuoneita vai yhteiskäyttöisiä työpisteitä?

Hybridityön myötä toimitilan koko on monessa yrityksessä pienentynyt, mutta samalla tilojen joustavuuden, yhteisöllisyyden ja teknologian merkitys on kasvanut. Toisaalta hyvä sijainti voi nostaa toimiston käyttöastetta, jolloin tilaa saatetaankin tarvita enemmän kuin aluksi arvioitiin.

2. Tunnista eri työvaiheet ja tilatyypit

Pelkkä henkilöstömäärä ei ratkaise, mikä on sopiva toimitilan koko. Tärkeää on tunnistaa erilaiset työnteon tilanteet.

Nykyaikaisessa toimistossa tarvitaan usein:

• Hiljaisen työskentelyn ja yksintyöskentelyn tiloja
• Erikokoisia neuvotteluhuoneita
• Tiimi- ja projektityötiloja
• Vuorovaikutteisia lounge- ja taukotiloja

Monitilakonsepti toimii usein hyvänä lähtökohtana: tavoitteena on luoda sopiva tila jokaiseen työnteon tilanteeseen. Kun eri tilatyypit ovat tasapainossa, neliöt palvelevat tehokkaasti arjen tarpeita.

SRV:n toimitilojen tilaratkaisut suunnitellaan yrityksen tarpeisiin sopiviksi. Valittavana on myös valmiita toiminnallisia tilapohjia, jotka tukevat erilaisten käyttäjien tarpeita ja huomioivat ergonomiset sekä toiminnalliset työnteon vaatimukset.

3. Toimitilan koon laskeminen käytännössä

Toimitilan koon laskeminen lähtee liikkeelle arviosta, kuinka paljon tilaa yksittäinen työntekijä tarvitsee nyt ja tulevaisuudessa. Mukaan on hyvä laskea myös ennakoitu henkilöstön kasvu.

Mitoituksessa voidaan huomioida esimerkiksi:

• Keskimääräinen samanaikainen läsnäolo
• Työpisteiden jakaminen
• Rakennuksen yhteiskäyttöiset tilat
• Erikseen varattavat kokous- ja neuvottelutilat

Apuna voi käyttää toimitilalaskuria, joka antaa suuntaa-antavan arvion tarvittavasta neliömäärästä. Toimitilalaskuri auttaa hahmottamaan eri skenaarioita, mutta lopullinen toimitilan koko kannattaa määrittää asiantuntijan kanssa, jotta ratkaisu on kustannustehokas ja toimiva. Tutustu esimerkiksi Kauppalehden toimitilalaskuriin.

Lopullinen toimitilan koko kannattaa määrittää asiantuntijan kanssa, jotta ratkaisu on kustannustehokas ja toimiva. Jos esimerkiksi omat neuvotteluhuoneet ovat usein tyhjillään, voi olla järkevää valita kiinteistö, jossa kokoustiloja voi varata tarpeen mukaan. Näin toimitilan koko pysyy optimaalisena eikä ylimääräisiä neliöitä jää vajaakäyttöön.

4. Tilojen muuntojoustavuus mahdollistaa tulevaisuuden muutokset

Yrityksen tarpeet muuttuvat. Siksi toimitilan koon ei tulisi olla kiveen hakattu, vaan tilaratkaisujen tulisi mahdollistaa toimitilojen muunneltavuus tarpeiden muuttuessa. Muuntojoustavuudella tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että seiniä, lasielementtejä tai kalusteita voidaan siirtää tai muokata niin, että avotila muuttuu tiimitilaksi tai erillisiksi työhuoneiksi. SRV:n kaikki toimitilat suunnitellaan muuntojoustaviksi.

Kannattaa selvittää esimerkiksi:

• Onko vuokranantajalla tarjolla lisätiloja kasvun varalle?
• Voiko tiloja jakaa tai yhdistää myöhemmin?
• Löytyykö kiinteistöstä coworking- tai yhteiskäyttötiloja?

Muuntojoustavuus parantaa tilatehokkuutta ja vähentää riskiä siitä, että toimitila käy liian pieneksi tai suureksi kesken vuokrakauden.

5. Työympäristön laatu vaikuttaa työntekijöiden viihtyvyyteen

SRV:n toimitiloissa toimivuuden tärkein mittari on työntekijöiden viihtyvyys ja hyvinvointi. Tilat on suunniteltu tukemaan sekä keskittymistä vaativaa ajattelutyötä että tiimityöskentelyä.

Energiatehokas ilmanvaihto reagoi automaattisesti hiilidioksidipitoisuuden ja lämpötilan muutoksiin. Myös akustiikkaan on panostettu: onnistunut tilasuunnittelu ja ääntä vaimentavat materiaalit pitävät äänimaailman rauhallisena.

Työskentely- ja oleskelualueilla luonnonvalo on maksimoitu, ja valaistus suunnitellaan työtehtävien mukaan. Myös valaistus mukautuu automaattisesti läsnäolon mukaan.

Yhteenveto: näin määrität oikean toimitilan koon

Toimitilan koko kannattaa suunnitella strategisena päätöksenä, ei pelkkänä neliölaskelmana. Huolellinen toimitilan koon laskeminen auttaa välttämään yli- ja alimitoituksen sekä tukee yrityksen kasvua.

• Selvitä työskentelymallit ja käyttöaste
• Tunnista eri työvaiheiden tilatarpeet
• Arvioi neliömäärä yhdessä asiantuntijan kanssa
• Huomioi tulevaisuuden kasvu ja muuntojoustavuus
• Panosta laadukkaaseen työymnpäristöön

Oikein mitoitettu toimitilan koko luo perustan tehokkaalle, joustavalle ja hyvinvoivalle työympäristölle.