Yritykset arvioivat nyt aiempaa tarkemmin, miten hyvin käytössä olevat tilat tukevat työn tekemistä, yhteistyötä ja työntekijäkokemusta. Siksi toimitilamuutoksia tehdään enemmän kuin pitkään aikaan. Kyse ei kuitenkaan ole vain neliöistä tai sijainnista.
"Monessa yrityksessä puhutaan tiloista, vaikka todellisuudessa kyse on työn muutoksesta. Toimiston pitäisi nykyään tukea yhteistyötä, keskittymistä ja yhteisöllisyyttä aivan eri tavalla kuin ennen", kiteyttää työympäristöjen kehittämiseen erikoistuneen Agile Workin perustaja ja kokemusjohtaja (CXO) Antti Pitkänen, joka on ollut suunnittelemassa kymmeniä uusia toimitiloja.
Pitkäsen mukaan parhaimmillaan uusi työympäristö ei ole vain tilaratkaisu, vaan tapa uudistaa koko organisaation toimintaa ja yrityskulttuuria.
Näin lähdettiin toteuttamaan myös SRV:n uutta pääkonttoriprojektia, kun muutto Kalasataman Horisonttiin keväällä 2025 oli vasta edessä. Muuttopäätös syntyi jo toimistopilvenpiirtäjä Horisontin suunnitteluaikana, jolloin SRV oli ratkonut hybridityön uusia odotuksia yhdessä asiakkaidensa kanssa ja ihastunut itsekin ratkaisuihin.
"Halusimme rakentaa työympäristön, joka tukee yhteistyötä, yhteisöllisyyttä ja uudenlaista asiantuntijatyötä. Samalla tavoitteena oli luoda paikka, jonne ihmisillä on aidosti syy tulla myös hybridityön aikana", kertoo SRV:n henkilöstöjohtaja Minna Korander.
Työn eri tarpeet muokkaavat toimistoa
Muutos näkyy erityisesti siinä, miksi toimistolle tullaan. Kun osa työstä tehdään etänä, toimiston rooli korostuu yhteistyön, kohtaamisten ja yhteisöllisyyden paikkana yksittäisten työpisteiden sijaan.
“SRV:llä työtä tehdään toimistolla, työmailla ja asiakkaiden luona. Horisonttia suunniteltaessa halusimme luoda työympäristön, joka tukee sujuvasti näitä erilaisia tapoja tehdä työtä”, Korander sanoo.
Horisontissa työympäristöä ei suunniteltu tietyn työskentelymallin ympärille, vaan tukemaan työn erilaisia tarpeita ja tilanteita. Siksi toimistoon rakennettiin vyöhykkeitä yhteistyölle, keskittymiselle ja kohtaamisille sekä ratkaisuja, jotka tekevät hybridityöstä sujuvampaa.
Yksi näkyvimmistä ratkaisuista on Olkkari-kerros, joka kokoaa yhteen ruokailu- ja oleskelutilat, rauhalliset vetäytymistilat sekä henkilöstötapahtumiin sopivat yhteiset alueet.
”Nyt kun muutosta on kulunut vuosi, olemme saaneet arvokasta kokemusta uusista tiloista ja paljon positiivista palautetta niiden toimivuudesta ja viihtyisyydestä”, Korander kiteyttää.
Työympäristön lisäksi toimiston sijainnin merkitys korostuu nykyään eri tavalla kuin ennen.
”Helppo saavutettavuus, toimivat palvelut ja kiinnostava ympäristö vaikuttavat yllättävän paljon siihen, miten hyvin uusi työympäristö otetaan käyttöön”, Pitkänen on huomannut useista eri projekteista.
Kalasataman Horisontissa tämä näkyy konkreettisesti: metro ja muut julkiset kulkuvälineet, monipuoliset palvelut ja ympäröivä kaupunkielämä ja meri ovat osa sujuvaa työpäivää.
”Moni on kokenut, että kauppakeskus Redin palvelut ja Kalasataman ympäristö ovat tuoneet toimistopäiviin lisäarvoa”, Korander kertoo.
Hyvä toimisto ei ratkaise vain tämän päivän tarpeita
Onnistunut toimitilamuutos vaatii yritykseltä paljon enemmän kuin pelkän uuden toimiston löytämistä. Pitkäsen mukaan keskeistä on panostaa tilojen pitkäikäisyyteen ja muunneltavuuteen, sillä työ muuttuu jatkuvasti ja myös toimitilojen pitää pystyä muuttumaan sen mukana.
”Muuntojoustavuudesta on tullut yksi tärkeimmistä työympäristöjen suunnitteluperiaatteista. Jos tila rakennetaan vain tämän hetken organisaation tarpeisiin, se voi vanhentua nopeasti”, Pitkänen vertaa.
Lisäksi moni toimitilahanke epäonnistuu jo ennen varsinaisen suunnittelun alkua. Yksi yleisimmistä virheistä on se, että ratkaisuja lähdetään hakemaan liian nopeasti ennen kuin ymmärretään, miten työtä oikeasti tehdään.
"Tärkeintä on ensin ymmärtää, miten ihmiset tekevät työtä nyt ja mitä tulevaisuudessa pitäisi mahdollistaa. Jos tämä jää epäselväksi, uusi toimisto voi näyttää hyvältä, mutta palvella arjessa huonosti", Pitkänen kertoo.
Siksi henkilöstö kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Kyselyt, työpajat, havainnointi ja yhteiskehittäminen auttavat tunnistamaan arjen todelliset tarpeet ja vähentävät samalla muutosvastarintaa.
SRV:n Horisontti-hankkeessa henkilöstöä osallistettiin muun muassa digitaalisten kyselyiden, työpajojen ja muutosagenttien avulla. Näin suunnitteluvaiheessa tunnistettiin paremmin tiimien tarpeita, työn erilaisia tapoja ja rytmejä ja tilanteita, joissa toimisto tuo eniten lisäarvoa.
”Tällainen lähestymistapa auttoi meitä tunnistamaan kehitystarpeet ajoissa ja vahvistamaan sitoutumista muutokseen. Lopputuloksena syntyi työympäristö, jonka henkilöstö koki omakseen ja jossa muutoskokemus oli johdettu selkeä kokonaisuus”, Korander korostaa.
Muutos ei pääty muuttopäivään
Vaikka uusi toimisto olisi valmis, varsinainen muutos alkaa vasta silloin, kun ihmiset ottavat tilat käyttöön.
Siksi onnistunut toimitilamuutos ei ole vain rakennus- tai muuttoprojekti, vaan myös muutosjohtamista. Tilojen toimivuutta pitää seurata, kokemuksia kuunnella ja ratkaisuja kehittää myös käyttöönoton jälkeen.
"Työympäristö ei ole valmis silloin, kun uuden toimiston ovet avataan. Jos halutaan aidosti toimiva toimisto, sitä pitää tarkastella myös käytön aikana ja olla valmis tekemään muutoksia kokemusten perusteella", Pitkänen huomauttaa.
Vuoden kokemuksen jälkeen SRV:llä on huomattu, että onnistunut työympäristö näkyy lopulta ennen kaikkea arjessa. Siinä, miten ihmiset käyttävät tiloja, kohtaavat toisiaan ja kokevat työn sujuvan.
”Parasta palautetta on ollut se, että henkilöstö on kertonut olevansa ylpeä uusista tiloista ja tulevansa todella mielellään toimistolle. Palautteen perusteella uudet tilat on nähty myös symbolisena uutena positiivisena alkuna”, Korander kiteyttää.
5 vinkkiä onnistuneeseen työympäristömuutokseen
- Lähde strategiasta, älä neliöistä
- Valitse sijainti arjen ehdoilla
- Suunnittele tila työn mukaan
- Osallista henkilöstö ajoissa
- Kehitä tiloja myös käyttöönoton jälkeen
TEKSTI: Aku Karjalainen KUVAT: SRV