Huomioi nämä viisi asiaa, kun etsit uutta toimitilaa

Etsitkö uusia toimitiloja? Miten varmistaa, että uudet tilat vastaavat aidosti yrityksesi tarpeita?

Nämä viisi asiaa on hyvä pitää mielessä, kun etsit ja suunnittelet yritykselle uusia toimitiloja.

1. Visio

Toimitilat ovat yksi yrityksen käyntikorteista ja tärkeä johtamisen työkalu. Pohtikaa, mitä haluatte toimitiloillanne viestiä ja miten tilat tukevat strategianne toteutumista.

Toimistotilat voivat olla monelle yritykselle esimerkiksi käyntikortti, jolla voi viestiä vastuullisuuteen liittyvistä konkreettisista teoista. Vastuullisuuteen voi vaikuttaa esimerkiksi tekemällä vähäpäästöisiä rakennusmateriaalivalintoja ja suosimalla uusiutuvia energiaratkaisuja ja tuoreinta tekniikkaa.

2. Toiminnot ja tarpeet

Miettikää rohkeasti, millaisia toimintoja ja tarpeita teillä on yrityksenä ja millaiset tilat parhaiten palvelisivat tavoitteitanne. Tehdäänkö yrityksessänne paljon toimitilaan sidottua työtä vai onko työ luonteeltaan enemmän liikkuvaa ja paikkariippumatonta? 

Toimitila on jatkossakin yrityksen yksi tärkeimmistä työvälineistä, vaikka uudenlaiset työskentelymallit hakevat muotoaan. Jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä yrityksen on pystyttävä hahmottamaan tulevaa ja ennakoimaan muutokset liiketoiminnassa, henkilöstön määrässä tai tilantarpeessa.

Koska esimerkiksi uudiskohteissa vuokrataan tulevaisuuden toimitiloja, voidaan joustoa tuoda myös vuokrasopimuksiin mukailemaan yrityksen pitkän ajan tavoitteita tai toisaalta äkkinäisiä muutostarpeita. 

Lisäksi toimisto- ja etätyön yhdistävä hybridimalli vaatii tiloilta aiempaa enemmän ennakoivaa suunnitelmallisuutta, monikäyttöisyyttä ja toimivaa tekniikkaa.

3. Erilaiset työvaiheet ja tehtävät

Kartoittakaa, mitä kaikkea teillä tehdään, millaisia työvaiheita tehtävissä on ja millaisissa tiloissa erilaisten tehtävien tekeminen sujuisi tehokkaimmin. Keskeistä on, että erityyppisille työvaiheille- ja tehtäville on varattu riittävästi sopivia tiloja. Esimerkiksi hiljainen työskentely, puhelinneuvottelut tai yhteisöllinen ryhmätyöskentely sujuvat jouhevasti, kun ne on otettu suunnittelussa huomioon.

4. Osallistaminen

Työntekijöillä on keskeinen rooli yrityksen menestyksessä. On tärkeää, että henkilöstö sitoutetaan muutosprosessiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Toimitiloja suunniteltaessa henkilöstön osallistaminen prosessiin alusta alkaen takaa toimivimman lopputuloksen. 

Jo suunnitteluvaiheessa on keskeistä tuoda henkilöstölle esille uusien tilojen edut ja käydä läpi sitä, miten valmiita tiloja aikanaan käytetään ja miten niissä työskennellään.

5. Hyvä suunnittelu

Kuten sanontakin kuuluu ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”. Yritysten toiveet uusista toimitiloista liittyvät usein muun muassa työn tuottavuuden kasvattamiseen, tehokkaiden tilaratkaisujen hyödyntämiseen ja työhyvinvoinnin lisäämiseen. 

Toimitilojen suunnitteluun kannattaakin panostaa alusta alkaen ja ottaa mukaan prosessiin suunnittelun ammattilainen jo alkuvaiheessa. Hyvällä suunnittelulla on keskeinen rooli siinä, että toimitiloille asetetut tavoitteet toteutuvat ja esimerkiksi tilojen muuntojoustavuus ja yritysten muuttuvat tarpeet otetaan huomioon.