SRV:n yhtiökokouksen osallistujarekisterin tietosuojaseloste

1       Rekisterinpitäjä

SRV Yhtiöt Oyj, y-tunnus 1707186-8
PL 555, Tarvonsalmenkatu 15
02601 Espoo

2      Yhteystiedot rekisteriasioissa

Satu Valkama

PL 555, Tarvonsalmenkatu 15
02601 Espoo
Puh. + 358 40 500 3610
satu.valkama@srv.fi

3      Rekisterin nimi

SRV Oyj:n yhtiökokouksen ilmoittautumis- ja osallistujarekisteri

4      Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

SRV Yhtiöt Oyj:n (jäljempänä SRV) yhtiökokouksen osallistujarekisterin tietojen käsittely perustuu lakiin (osakeyhtiölaki 5 luku 6§ ja 7§) ja SRV:n oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhtiökokouksen pitäminen eli henkilötietoja käsitellään osallistujien ilmoittautumista, informointia, henkilöllisyyden ja osallistumisoikeuden varmistamista, sekä muita kokousjärjestelyjä varten. Lisäksi tietoja käytetään yhtiökokouksen ääniluettelon laatimiseksi ja äänestyslippujen tulostamiseksi, mahdollisten äänestysten järjestämiseksi ja muiden osakeyhtiölaissa ja SRV:n yhtiöjärjestyksessä säädettyjen oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi.

5      Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavanlaisia henkilötietoja yhtiökokoukseen ilmoittautuneista (osakkeenomistajat ja näiden mahdolliset asiamiehet ja avustajat):

  • Tunnistamistiedot: nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, arvo-osuustilinumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • osallistujan asema (esim. osakkeenomistaja, asiamies)
  • osake- ja äänimäärät, äänestystiedot
  • ilmoittautumista ja osallistumista koskevat tiedot, esim. ilmoittautumisaika ja -väline, ilmoituksen vastaanottaja, sekä tarvittaessa mahdolliset osallistujan erityisiä esteettömyys- tai muita tarpeita koskevat tiedot.

6      Tietolähteet

Henkilötiedot kerätään osallistujilta sekä SRV:n osakasluettelosta, joka voi olla Euroclear Finland Oy:n ylläpitämä.

7       Tietojen luovutukset ja tietojen siirrot sekä siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

SRV ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

SRV voi käyttää osallistujarekisterin teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa sekä henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolista palveluntarjoajaa Euroclear Finland Oy:tä ja sen yhtiökokousilmoittautumisjärjestelmää. Tällöin henkilötietoja siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle siinä määrin kuin se on tarpeen järjestelmän toteuttamiseksi. SRV varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella Intiassa Euroclear Finland Oy:n alihankkijoiden (käsittelijöiden) Capgemini India Private Ltd:n ja Tata Consultancy Services:n toimesta. Käsittely perustuu Euroclear Finland Oy:n ja em. käsittelijöiden väliseen sopimukseen, jossa on huomioitu tietosuoja-asetuksen mukaiset EU:n komission vakiolausekkeet.

8      Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Yhtiökokouksen pöytäkirjaan merkityt tai siihen liitetyt henkilötiedot säilytetään osakeyhtiölain vaatimalla tavalla osana pöytäkirjaa. Muut tiedot hävitetään, kun ne eivät enää ole tarpeellisia pöytäkirjan laatimiseksi tai sen sisältämien tietojen oikeellisuuden varmentamiseksi.

9       Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Tarkastusta ja oikaisua koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.