SRV:n urakoitsija- ja toimittajarekisterin tietosuojaseloste

1       Rekisterinpitäjä

SRV Rakennus Oy, y-tunnus 1728244-6
PL 555, Tarvonsalmenkatu 15
02601 Espoo

2      Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

Anita Höytiä

PL 555, Tarvonsalmenkatu 15
02601 Espoo
anita.hoytia@srv.fi

3      Rekisterin nimi

SRV:n urakoitsija- ja toimittajarekisteri

4      Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu SRV:n oikeutettuun etuun sekä SRV ja urakoitsijan tai muun yhteistyökumppanin (kuten toimittajat) välisen sopimuksen täytäntöön panemiseen sekä sopimusta edeltävien rekisteröidyn pyyntöjen, kuten uutiskirjeiden tilausten ja tiedustelujen toteuttamiseen.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat SRV:n urakoitsijoiden, tavarantoimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi. Lisäksi tietoja käytetään SRV:n suoramarkkinointiin (ml. uutiskirjeen lähettäminen), markkinointikilpailujen järjestämiseen, profilointiin sekä mielipide- tai markkinatutkimuksiin. Tietoja käytetään myös SRV:n liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen.

5      Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja urakoitsijoiden, tavarantoimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Rekisteröidyn ilmoittamat ammatilliset kiinnostuksenkohteet sekä rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
  • Julkiset tiedot koskien tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
  • Käyttötietoja esim. palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot, evästeet, IP-osoitteet
  • Yhteydenpitoon liittyvät tiedot
  • Edellä kuvattujen tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä ja markkinointisegmentit ja profiilit
  • Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
  • Mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

6      Mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot Tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan esim. SRV:n kanssa tehtävän sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana urakoitsijoiden tai tavarantoimittajien antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää kaupparekisteristä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7       Tietojen luovutukset ja tietojen siirto sekä siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

SRV ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille paitsi, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi.

SRV käyttää ulkopuolista palveluntarjoajia (alihankkijat) tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen. Näitä palveluntarjoajia ovat esimerkiksi ICT-, markkinointi- ja viestintäpalvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. SRV varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja poikkeuksellisesti siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, SRV huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta esim. käyttämällä EU:n komission hyväksymiä mallilausekkeita.

8      Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään SRV:n urakoitsijoiden, tavarantoimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden välisen suhteen päättymisen jälkeen, kunnes takuuvelvoitteet ja muut osapuolten väliset sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet on suoritettu ja lainsäädännössä, esim. kirjanpito- ja ennakkoperintälaissa määritellyt säilytysajat ja vastuuajat ovat päättyneet. Lähtökohtaisesti henkilötietoja säilytetään viisi vuotta urakka- ja/tai toimeksiantosopimuksen voimassaoloajan päättymisestä.

SRV voi sopimuksen ja yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen säilyttää rekisteröidyn edellä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä perustietoja suoramarkkinointitarkoituksiin lain sallimissa puitteissa. SRV arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

9       Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa rekisterin yhteyshenkilölle tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.