SRV:n Suunnannäyttäjät -rekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

SRV Yhtiöt Oyj ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt (jäljempänä ”SRV”).

 

SRV konserniin kuuluvat yhtiöt:

SRV Yhtiöt Oyj, y-tunnus 1707186-8

SRV Rakennus Oy, y-tunnus 1728244-6

SRV Asumisen Palvelut Oy, y-tunnus 2952524-9

 

Kukin SRV konserniyhtiö vastaa henkilötietojen käsittelystä sen omassa liiketoiminnassa tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla ja voi käyttää siinä tarpeellisia muiden konserniyhtiöiden samoja tarkoituksia varten keräämiä henkilötietoja.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan miten SRV rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja SRV:n Suunnannäyttäjät tutkimus- ja kehittämisyhteisöön liittyen.

2 Yhteystiedot rekisteriasioissa

SRV Yhtiöt Oyj
Tietosuoja
PL 555
02601 Espoo
suunnannayttajat@srv.fi
Puh. 020 145 5200

3 Rekisterin nimi

SRV:n Suunnannäyttäjät -rekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötiedon käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama suostumus tietojen keräämiseksi, kun osallistut SRV:n Suunnannäyttäjät tutkimus- ja kehittämisyhteisöön liittyvään kyselyyn tai tutkimukseen.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

  • SRV:n tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
  • rekisteröidyn ja SRV:n väliseen suhteeseen perustuva viestintä, mukaan lukien palautteet ja- sidosryhmäkyselyt
  • kirje-, puhelin- ja sähköinen suoramarkkinointi ja verkkomainonta sekä sen kohdentaminen sekä uutiskirjeiden lähettäminen SRV:n Suunnannäyttäjät tutkimus- ja kehittämisyhteisöön liittyen
  • mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen, markkinointikilpailujen ja muiden tapahtumien järjestäminen
  • SRV:n liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
  • analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten
  • käyttöehtojen rikkomisen ennaltaehkäisemiseen

Kun osallistut SRV:n Suunnannäyttäjät tutkimus- ja kehittämisyhteisöön liittyvään kyselyyn tai tutkimukseen, antamasi tiedot voidaan yhdistää kaikkien muiden osallistujien tietoihin ja vastaukset esitetään anonyymeinä yhteenvetoina ja raportteina.

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja SRV:n Suunnannäyttäjät tutkimus- ja kehittämisyhteisön jäsenistä:

  • Nimi, sähköpostiosoite, paikkakunta ja puhelinnumero
  • Ikä ja syntymävuosi
  • SRV:n toimialaan liittyvien kyselyiden ja tutkimusten vastaukset
    • kyselyiden vastaukset liittyen asumisen tulevaisuuteen, kaupunkien kehittämiseen ja SRV:n toimintaan.
    • Syvällisempiä tietoja asumiseen ja kaupunkien kehittämiseen liittyviä mieltymyksiä. Esim. toimialalla vallitseviin suuntauksiin tai muihin kehityshankkeisiin.
  • Käyttötietoja esim. verkkosivuston ja palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot, evästeet, IP-osoitteet
  • Edellä kuvattujen tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella muodostetut asiakas-/käyttäjä ja markkinointisegmentit ja profiilit
  • Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset sekä
  • Mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

SRV:n Suunnannäyttäjät tutkimus- ja kehittämisyhteisöön osallistuvien henkilöiden on oltava yli 18-vuotiata. SRV ei käsittele alle 18-vuotiaiden henkilötietoja.

6 Tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään SRV:n Suunnannäyttäjät tutkimus- ja kehittämisyhteisön jäsenyyden rekisteröinnin yhteydessä.

7 Tietojen luovutukset ja tietojen siirto sekä siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

SRV ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille paitsi, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi.

SRV käyttää ulkopuolista palveluntarjoajia (alihankkijoita) palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-, markkinointi-, tutkimus- ja viestintäpalvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. SRV varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos henkilötietojen siirto on kuitenkin tarpeellista, SRV huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta esim. käyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

SRV voi SRV:n Suunnanäyttäjät tutkimus- ja kehittämisyhteisön jäsenyyden päättymisen jälkeen säilyttää rekisteröidyn edellä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä perustietoja suoramarkkinointitarkoituksiin lain sallimissa puitteissa. SRV arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, joten rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa olemalla yhteydessä kohdassa 2. mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa poistetuksi rekisteristä. Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan, mikäli niiden käsittelylle ei ole enää olemassa laillista perustetta.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää SRV:tä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa rekisterin yhteyshenkilölle tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa milloin tahansa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.