SRV Yhtiöt Oyj:n osakasluettelorekisterin tietosuojaseloste

1       Rekisterinpitäjä

SRV Yhtiöt Oyj, y-tunnus 1707186-8
PL 555, Tarvonsalmenkatu 15
02601 Espoo

2      Yhteystiedot rekisteriasioissa

Johanna Metsä-Tokila

PL 555, Tarvonsalmenkatu 15
02601 Espoo
Puh. + 358 40 5620408
johanna.metsa-tokila@srv.fi

3      Rekisterin nimi

SRV Yhtiöt Oyj:n osakasluettelorekisteri

4      Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

SRV Yhtiöt Oyj:n (jäljempänä SRV) osakasluettelorekisterin tietojen käsittely perustuu lakiin (osakeyhtiölaki 3 luku 15§). Tietojen käsittelyn tarkoituksena on arvo-osuusjärjestelmään liitetyistä osakkeista ja niiden omistajista arvo-osuustilikirjauksiin perustuvan SRV Yhtiöt Oyj:n osakasluettelon ylläpitäminen.

5      Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavanlaisia henkilötietoja SRV:n osakkeenomistajista:

  • osakkeenomistajan tai hallintarekisteröinnin hoitajan nimi, henkilötunnus taikka muu yksilöintitunnus
  • yhteystiedot
  • maksutiedot
  • verotustiedot
  • osakkeiden lukumäärä osakelajeittain
  • arvopaperikeskuksen osapuoli, jonka hoidossa olevalle arvo-osuustilille osakkeet on kirjattu

Osakeyhtiölain 5 luvun 6 a §:ssä tarkoitettua tilapäistä merkintää varten osakasluetteloon merkitään seuraavat tiedot:

  • osakkeenomistajan nimi ja osoite, henkilötunnus taikka muu yksilöintitunnus
  • osakasluetteloon merkittävien osakkeiden lukumäärä osakelajeittain

6      Tietolähteet

Henkilötiedot kerätään henkilöiltä itseltään sekä arvo-osuusjärjestelmästä.

7       Tietojen luovutukset ja siirrot sekä siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

SRV:n osakkeet kuuluvat arvo-osuusjärjestelmään ja sen osakasluettelo pidetään jokaisen nähtävänä arvopaperikeskuksen (Euroclear Finland Oy:n) toimipaikassa Suomessa. Jokaisella on oikeus kulut korvattuaan saada jäljennös osakasluettelosta tai sen osasta.

Tietojen julkisuus ei kuitenkaan koske henkilötunnuksen tunnusosaa, maksu- tai verotustietoja tai tietoa siitä, mille kaupantekotilille osakkeenomistajan myytäviksi antamat osakkeet on kirjattu.

SRV julkistaa suurimpien osakkeenomistajien (100 suurinta omistajaa) koskevat tiedot internet-sivuillaan. Julkistettavia tietoja ovat nimi, osakemäärä, %-osuus osakkeista, muutos edelliseen päivitykseen verrattuna, muutos-% sekä omistuksen markkina-arvo.

Jos maistraatti on määrännyt väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:n perusteella osakkeenomistajaa koskevien tietojen luovutusrajoituksesta (ns. turvakielto) ja rajoituksesta on ilmoitettu SRV:lle, osakkeenomistajasta osakasluetteloon merkityn kotikunnan, osoitteen ja muun yhteystiedon saa luovuttaa vain viranomaiselle. Tällaisesta osakkeenomistajasta SRV:n osakasluetteloon merkitty yhteysosoite voidaan luovuttaa myös muille kuin viranomaisille.

SRV käyttää osakasluettelon teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa sekä henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolista palveluntarjoajaa Euroclear Finland Oy:tä. Tällöin henkilötietoja siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle siinä määrin kuin se on tarpeen järjestelmän toteuttamiseksi. SRV varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella Intiassa Euroclear Finland Oy:n alihankkijoiden (käsittelijöiden) Capgemini India Private Ltd:n ja Tata Consultancy Services:n toimesta. Käsittely perustuu Euroclear Finland Oy:n ja em. käsittelijöiden väliseen sopimukseen, jossa on huomioitu tietosuoja-asetuksen mukaiset EU:n komission vakiolausekkeet.

8      Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Osakasluettelossa olevia tietoja säilytetään niin kauan kuin osakastiedoissa ei ole tapahtunut muutosta omistajavaihdoksen myötä, minkä jälkeen osakasluettelo päivitetään vastaamaan ajantasaisia omistajatietoja. Maksuun liittyviä tietoja säilytetään rekisterissä kirjanpitolain ja ennakkoperintälain mukaisesti.

9       Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Tarkastusta ja oikaisua koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.