Toimitilat / Muuttajan opas

Muuttajan opas

Valmistautuminen muuttoon

Huolellinen suunnittelu helpottaa muuton sujumista ohjatusti ja ripeästi. Silloin on mahdollista säilyttää yrityksen toimintavalmius koko prosessin ajan.
Muuttoon valmistautuminen alkaa kaikista sujuvimmin muuttovastaavan ja yhteyshenkilöiden valinnalla. Muuttovastaava laatii muuttosuunnitelman, ajoittaa muuton liiketoiminnan kannalta sopivaan aikaan ja aikatauluttaa muuton eri vaiheet.

  • Muuttovastaavan valinta
  • Muuton ajoitus
  • Muuton vaiheiden aikataulutus
  • Muuton yhteyshenkilöiden valinta
  • Muuttoyrityksen valinta

Muuttoyrityksen palvelu voi sisältää muuttoauton, muuttomiehet, muuttolaatikot sekä mahdollisesti myös pakkaus- ja purkuapua. On tärkeää, että heillä on kokemusta yritysmuutoista. Muuttoyritys arvioi muuttolaatikoiden määrän ja he toimittavat myös pakkaus- ja suojausohjeita sekä suojausmateriaalia. Heidän kanssaan voi sopia kalusteiden asennuksista.  Uudet tilat on hyvä esitellä muuttoyritykselle ajoissa.

Muuttoyritys tarvitsee seuraavia tietoja:

  • Vanhan- ja uuden kohteen neliömäärät
  • Työhuoneiden määrä
  • Henkilökunnan määrä
  • Muuttoyrityksen toimesta pakattavan tavaran määrä
  • Tilojen pohjapiirrokset ja kulkureitit
  • Huoneiden ja varastojen numerot
  • Hävitettävä paperi, sekajäte ja ongelmajäte

Tiedottaminen työntekijöille:

  • Milloin muutetaan ja minne
  • Missä on työntekijän oma työpiste, sen numero ja kerros
  • Kuinka paljon on säilytystilaa uudessa kohteessa
  • Mitä pitää tehdä ja mihin mennessä
  • Kuka on muuton yhteyshenkilö
  • Liikenneyhteydet, pysäköintitilat
  • Palvelut uudessa toimitilassa

Muuton aikana

Yrityksen muuttovastaava ja muuttoyrityksen työnjohtaja sopivat yhdessä muuton koordinoinnista. Asiakkaan vastuulla on huolehtia, että muutossa käytettävät kulkureitit, lastaus- ja purkupaikat ovat vapaana. Myös lattioiden ja pintojen suojaaminen muuton ajaksi on asiakkaan vastuulla, ellei toisin ole sovittu.

Muuton aikana pitää myös järjestää materiaalin vartiointi ja varastointi uudessa kohteessa. Uuden tilan pohjakartta, johon on merkitty henkilöiden työpisteiden sijainti, teipataan sisääntuloaulaan. Jokaisen huoneen ovenpieleen kiinnitetään tilan kalustesuunnitelma, jotta kalusteet saadaan suoraan omille paikoille.

Muuttovastaavan muistilista

  • Tiedota kaikkia osallisia säännöllisin väliajoin
  • Informoi kohteen edustajaa muuton ajankohdasta
  • Kilpailuta muuttoyritys
  • Varaa asianmukaisia pakkausmateriaaleja riittävästi
  • Tilaa sopivat jäteastiat
  • Inventoi vanhat kalusteet ja suunnittele lisähankinnat
  • Hanki pohjakuvat käytettävillä kalusteilla
  • Huolehdi sähkösopimukset
  • Ota muuttovakuutukset
  • Tarkista tietoverkko ja liittymäasiat ja tilaa yhteyksien siirrot
  • Tarkista servereiden ja tulostimien siirtoon liittyvät toimet
  • Pyydä asianmukaiset siirtoluvat leasingkoneille
  • Käy läpi poisheitettävät tavarat ja kierrätä kaikki mahdollinen
  • Tarkista pistokkeiden/liittimien jne. sopivuus uudessa tilassa.
  • Tee osoitteenmuutos- ja jälleenlähettämissopimus Postin kanssa
  • Tiedota muutosta asiakkaitasi sekä muita sidosryhmiä

Oman työpisteen muuttaminen

Omat muuttolaatikot ja työpisteen kalusteet (kaapit, pöydät, laatikot, tuolit)  on kaikki merkittävä selkeästi, jotta muuttoyritys osaa uudessa paikassa laittaa tavarat oikeille paikoilleen. Kerroksessa tulee olla pohjakartta ja huoneessa numero. Esimerkiksi: 2. kerros, huone 1, Ville Virtanen.

Muuttolaatikoiden oikea pakkaustapa on tärkeä, jotta laatikoita voidaan pinota päällekkäin. Laatikon yläreunasta tulee jättää tyhjäksi vähintään 3 cm pakattaessa laatikoita.

Muuttajan muistilista

  • Käy läpi poisheitettävät tavarat ja kierrätä kaikki mahdollinen
  • Aloita pakkaaminen hyvissä ajoin
  • Täytä pakkauslaatikot oikein
  • Käytä rullakoita isoille tavaroille
  • Irroita IT- laitteiden kaapelit
  • Pakkaa tärkeät paperit lukittaviin muuttolaatikoihin.
  • Lukitse kalusteiden ovet ja laatikostot avaimella/pakkausteipillä.
  • Suojaa taulut ja peilit ilmakuplamuovilla ja kirjoita päälle ”särkyvää”.
  • Suojaa arat kalusteet aaltopahvilla tai ilmakuplamuovilla.
  • Peitä viherkasvit isolla sukalla tai muovipussilla. Etenkin talvisin.
  • Numeroi ja merkitse kaikki muuttolaatikot
  • Numeroi ja merkitse kaikki kalusteet

Sujuvaa muuttoa!