Viisaat päät yhteen Big Roomissa

SRV rakentaa sairaalaa Meilahteen uudella otteella. HUS:n Siltasairaalan työmaan ”salainen ase” on yhteistilatyöskentely, Big Room, jonne suunnittelijat, rakentajat ja muut sidosryhmäläiset kokoontuvat kolmena päivänä viikossa.

Noin 71 500 bruttoneliömetrin kokoinen Siltasairaala on HUS:n historian suurin rakennusprojekti. Uusi sairaala rakennetaan keskelle päivystävää sairaala-aluetta ja kehitysvaiheessa laaditussa tavoiteaikataulussa rakennustöiden on määrä valmistua kesäkuussa 2022. Siltasairaala korvaa huonokuntoisen Töölön sairaalan sekä osan Syöpätautien klinikkarakennusta yhdistäen toimintoja samalle kampukselle.

Projekti-insinööri Mikael Lähteenmäki SRV:ltä kertoo, että mittavassa projektissa on mielekästä tiivistää ja syventää eri osapuolten välistä yhteistyötä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tiistaisin, keskiviikkoisin ja torstaisin Meilahden Big Roomiin saapuu isompi porukka katsomaan, miten projekti rullaa.

”Väkeä on tyypillisesti parikymmentä ja kaikki ovat paikalla koko päivän. Näin on helppo nykäistä kaveria hihasta, jos tulee joku asia mieleen”, toteaa Lähteenmäki ja nostaa Big Roomin parhaiksi puoliksi sujuvan tiedonkulun ja joustavuuden.

”Kun asioita päästään hoitamaan kasvokkain, ratkaisu löytyy yleensä hyvinkin nopeasti.”

Lappu seinään!

Tärkeä osa Big Roomia on Last Planner -menetelmä, visuaalinen aikataulutus, jolla ohjataan lyhyen aikavälin suunnittelua ja ohjausta. Esimerkiksi jokainen aliurakoitsija merkitsee työmaan aika-paikka-kaavioon lähiaikojen työsuunnitelmansa omaa, värikoodattua post-it-lappua käyttäen. Aikajanaa tarkastelemalla selviää, onko jossain ”lappusuma” eli mahdollinen pullonkaula. Kun vaaran paikat nähdään hyvissä ajoin etukäteen, niihin osataan varautua paremmin.

”Meillä on Meilahden Big Roomissa käytössä kaksi Last Planner -seinää, joista toisessa on suunnittelun ja hankintojen aikataulut ja toisessa seinässä on tuotannon aikataulut”, kertoo Lähteenmäki.

Lähteenmäellä on kokemusta kahdesta muustakin projektista, joissa Big Room on ollut käytössä: jo valmistunut, Helsingin yliopistolle toteutettu vanhan hallintorakennuksen päivitys uudeksi Tiedekulmaksi ja parhaillaan käynnissä oleva Helsinki-Vantaan lentokentän T2-terminaalin konseptin uusiminen.

Startti Kalasatamassa

Ihan ensimmäisen kerran SRV:llä Big Roomia käytettiin kuitenkin jo syksyllä 2018 avattavan kauppakeskus REDIn suunnittelussa ja rakentamisessa. Tuolloin SRV oli kiinnostunut syventämään yhteistoiminnallisia konseptejaan ja pyysi apua Granlund Consulting Oy:ltä.

”Lähdimme innolla mukaan tekemään Big Roomia, joka mahdollistaisi rullaavat toiminnot REDIn työmaalla”, kertoo Piia Sormunen, joka on Big Room -koordinoinnista ja valmennuksesta vastaava toimialajohtaja Granlund Consultingilla. Granlundin tiimi vietti REDI-työmaalla lopulta kokonaisen vuoden uutta konseptia sisäänajamassa. Piialla on niin ikään kokemusta myös Helsinki-Vantaan lentokentän T2-terminaalin laajennus- ja peruskorjausprojektien Big Roomeista.

”Nykyään kun rakennusprojektit ovat erittäin nopeatempoisia, pullonkaulaksi muodostuu tavallisesti se, että tieto ei kulje riittävän nopeasti. Big Room helpottaa tilannetta huomattavasti, kun haasteita päästään taklaamaan yhdessä”, toteaa Sormunen.

Keskity olennaiseen

Sormusen mukaan Big Roomissa keskeistä on se, että tiimit pääsevät itse luomaan itselleen pelisäännöt, joiden noudattamiseen myös sitoudutaan. Konseptin ytimenä Sormunen pitää juuri Last Planneria, joka tuo ryhtiä ja rytmiä viikoittaiseen tekemiseen.

”Ylipäänsä kokoontuminen vapaamuotoisesti Big Roomissa poistaa turhaa sähköpostin lähettelyä ja lisää kaikkien osapuolten ymmärrystä siitä, mitä projektissa tapahtuu ja miksi. Last Planner jäntevöittää toimintaa edelleen, koska asiat ovat visuaalisessa muodossa seinällä ja sitä kautta helppo hahmottaa.”

Lähteenmäen ja Sormusen mukaan Big Room -konsepti ei ole kohdannut erityisen paljon muutosvastarintaa, vaikka totuttelua se voi vaatia – ainakin alkuun. ”Haasteena voi olla kaikkien saaminen paikalle samaan aikaan. Sen varassa konsepti seisoo tai kaatuu”, kuvailee Lähteenmäki.

Sitoutumalla huipputuloksiin

Sormunen huomauttaa, että Big Roomin käyttöönotto vaatii tyypillisesti jonkin verran muutosjohtamista, jotta uuden systeemin hyödyt ymmärretään. ”Ihmiset eivät halua joutua pois omalta mukavuusalueelta ja opettelemaan uusia työntekemisen tapoja. Hyvällä johtamisella kynnystä saadaan matalammaksi”, Sormunen uskoo.

Lähteenmäki katsoo, että koska tehokas projektinhallinta on SRV:n osaamisen ”kovaa ydintä”, Big Room sopii organisaatioon erityisen hyvin. Sormunen on samoilla linjoilla:

”SRV on selkeästi uranuurtaja yhteistoiminnallisten työtapojen kehittämisessä koko toimialalla.”