Näin lisäät tilojesi käyttöastetta viihtyisyydestä tinkimättä

Kuinka monta työpistettä on päivän aikana käytössä?

Aamun ensimmäinen tapaaminen. Astut hissiaulasta sisään toimistoon, joka on yllättävän samanlainen kuin omakin toimistosi. Yrityksen oma aulahenkilö istuu tiskin takana ja ohjaa sinut odottamaan yrityksen väreillä sisustettuun aulaan, jossa voit selata esitteitä ja seurata screeniltä yrityksen tarinaa.

Aulasta sinut viedään asiakasneuvotteluhuoneeseen, jonka tumman tammipöydän ääressä on 18 tuolia. Tapaamisessa teitä on vain kaksi.

Neuvottelun päätteeksi pääset kurkistamaan toimistoon. Siellä ei näy yrityksen värejä ja aulan edustavaa tunnelmaa. Pitkän käytävän varrella on useita lasiseinäisiä huoneita, joiden pöytien ääressä ei istu kukaan. Osa toimistosta on juuri muutettu avotilaksi, jossa vanhoihin pöytiin on lisätty uusia akustisia sermejä. Ne eivät kuitenkaan tarjoa riittävästi työrauhaa. Joku puhuu puhelimessa ja toinen odottaa, että puhelu päättyy.

Tilaa on runsaasti, mutta niin on tyhjiä työpöytiäkin. Neliöitä on 1000 ja työntekijöitä 50. Jokaista työntekijää kohden on siis 20 neliötä.

Mietit, että omassa toimistossasi on ihan sama tilanne: tilaa on paljon ja niin on tyhjiä neliöitäkin. Pitäisikö asialle tehdä jotain?

Uusi toimitila uudesta toimitalosta

Voisiko uusi toimitila olla tehokkaampi ja vastata paremmin liiketoimintasi tarpeisiin? Pitäisikö yrityksesi asiakaskohtaamisia analysoida ja miettiä, miten erilaiset tilat tukisivat uusia työnteon tapoja? Voisiko uusi toimitilasi olla pienempi, viihtyisämpi, modernimpi ja kokonaisvuokraltaan edullisempi?

Helposti! Se vaatii vain hieman työnteon analysointia ja työympäristösuunnittelua.

Työympäristösuunnittelun avulla käydään läpi yrityksesi tavoitteet, fyysisen ympäristön tarpeet, sosiaaliset suhteet sekä tarvittavat työvälineet. Uudessa nykyaikaisessa toimitalossa neliöitä on 500 ja työntekijöitä edelleen 50. Käyttöastemittauksen mukaan vain puolet työntekijöistä on paikalla tavallisena päivänä.

Uudessa toimitalossa vuokra on edullisempi ja tila viihtyisämpi. Tiloissa on viimeisin talotekniikka, lämpötila on sopiva, ilma on raikasta, valon määrä on säädettävissä ja energiaa kuluu huomattavasti vähemmän.

Uusi työympäristö on monitilatoimisto

Päivän toinen tapaaminen. Astut yrityksen ovesta suoraan yrityksen sydämeen: kutsuvaan isoon olohuoneeseen, jonka keittiötilassa kahvittelee iloisesti tervehtivä porukka. Tilassa on sohvia, nojatuoleja, pöytäryhmiä, akustoituja tiloja. Sen design ja ilme kertovat yrityksen arvoista, avoimuudesta, dynaamisuudesta ja vallitsevasta hyvästä ilmapiiristä. Tällainen toimisto sopisi teillekin!

Yhdellä silmäyksellä näet, että sama tunnelma jatkuu koko toimistossa. Ilmavassa ja avarassa tilassa on joukko työntekijöitä, jotka juttelevat työskennellessään, sillä heille on tärkeää työskennellä ryhmässä.

Kirjastossa on omat sääntönsä: siellä työskennellään hiljaa keskittyen ja puhuminen hoidetaan muualla. Sopivasti sijoiteltuna tiimihuoneet toimivat yrityksen sisäisinä neuvottelutiloina sekä asiakastapaamistiloina. Pelkästään neuvotteluihin tarkoitettuja huoneita ei ole, sillä talossa olevan ravintolan tiloja voi käyttää myös asiakastapaamisiin ja infotilaisuuksiin.

Autioita työpisteitäkään ei ole, sillä työpisteiden määrässä on huomioitu liikkuvat työntekijät, työn luonteet ja päivän mittaan muuttuvat tarpeet erilaisille työpisteille. Ergonomia on otettu huomioon kaikissa työpisteissä. Toimistotyöntekijän taukotilat ovat luonnollinen osa kokonaisuutta, on lepopaikkoja niskalle, selälle ja ajatuksille.

Mitä vielä odotat? Älä tyydy muokkaamaan vanhaa ja jää jumiin olemassa oleviin neliöihin, talotekniikkaan ja kantaviin seiniin. Ajattele asioita kokonaan uudelta pohjalta ja rakenna kanssamme uudet tilat yritystäsi eteenpäin kantavien ajatuksien pohjalta. Suunnitellaanko ne yhdessä?

Blogin kirjoittaja: Leena Manner, asiakkuuspäällikkö