Päivitetty 25.11.2025
1 Yhteisrekisterinpitäjät
SRV Yhtiöt Oyj, y-tunnus 1707186-8
SRV Rakennus Oy, y-tunnus 1728244-6
SRV Infra Oy, y-tunnus 0590937-9
2 Yhteystiedot rekisteriasioissa
Stina Ampuja
PL 555, Hermannin rantatie 9 A
00581 Helsinki
Puh. + 358 400 287008
stina.ampuja@srv.fi
3 Rekisterin nimi
Palkka- ja henkilöstöhallinnon rekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on SRV Yhtiöt Oyj:n ja sen konserniyritysten työ- ja toimisuhdeasioiden ja niihin liittyviin työnantaja- ja muiden velvoitteiden kuten palkanmaksun hoitaminen sekä yhtiön liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen.
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai SRV:n oikeutettuun etuun, kuten SRV:n ja rekisteröidyn väliseen työ-, toimi- tai harjoittelusopimukseen tai rekisteröidyn osallisuuteen SRV:n pitkän aikavälin kannustinohjelmassa. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu SRV:n lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen (kuten työsopimuslaki, työturvallisuuslaki).
Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten:
- henkilöstön (sis. SRV Yhtiöt Oyj:n toimitusjohtaja) palkka- ja työ/toimisuhdeasioiden suunnittelu, hallinnointi, hoitaminen ja seuranta, palkitseminen, matka- ja kululaskujen hallinnointi
- henkilöstön johtaminen, työajanseuranta, resursointi ja työn mittaaminen
- työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen (mm. verotus ja ennakkoperintä, sosiaaliturvamaksut, sairaspäivärahat, sosiaalietuudet, palkan ulosmittaus, työsuojeluviranomaisille ja työvoimaviranomaisille luovutettavat tiedot)
- työterveyshuollon järjestäminen
- työturvallisuusasioiden hallinnointi
- työkykyjohtaminen ja seuranta
- liiketoiminnan suunnittelu, kehittäminen ja johtaminen
- henkilöstön kehittämisen suunnittelu, hallinnointi, johtaminen ja seuranta.
- Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia rekisteröidyn työ-, toimi- tai harjoittelusuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:
Henkilön perustiedot:
- etu- ja sukunimi
- yhteystiedot; puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite
- yksilöintitiedot, kuten syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero
- muut perustiedot, kuten sukupuoli-identiteetti, kansalaisuus, äidinkieli, lähiomaisen tiedot (vapaaehtoinen tieto)
Henkilöstöhallinnon hoitoon ja kehittämiseen liittyvät tiedot:
- työtehtävään liittyvät organisaatiotiedot
- ammattinimike, työ- ja koulutushistoria, kielitaidot, erityispätevyydet
- työsuhdetta koskevat tiedot muutoksineen
- tiedot poissaoloista, lääkärintodistukset
- työsuhde-etuuksiin ja laitteisiin liittyvät tiedot
- kehityskeskustelut ja arvioinnit
- työkykyjohtamisen seurantatiedot varhaisen tuen malliin liittyen (ml. puheeksiotto- ja työkykyneuvottelumuistio, tuki-, korvaus-, ja eläkepäätöksiin liittyvät tiedot
- työhöntulo- ja terveystarkastuksia koskevat lausunnot, huumausainetestejä, turvallisuusselvityksiä yms. koskevat tiedot
- henkilön työlaitteiden- ja välineiden yms. tiedot
- rikosrekisteriote yhtiön edustusoikeutetuista julkisia hankintoja varten
- työajanseurantaan liittyvät tiedot
- palkkaukseen, palkitsemiseen ja työsuhde-etuuksiin ja myönnettyihin luottokortteihin liittyvät tiedot sekä palkkatapahtuma tiedot
- vero- ja pankkitilitiedot
- työtyytyväisyyskyselyiden tiedot
- henkilön perehdytystä koskevat tiedot
- tieto ammattiliittoon kuulumisesta niiden henkilöiden osalta, joiden jäsenmaksut veloitetaan palkanmaksun yhteydessä
- työaika- ja vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot
- työtapaturmiin liittyvät tiedot
- tiedot suullisista huomautuksista ja kirjallisista varoituksista sekä työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot
- mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
Työtehtävien suorittamiseen liittyvät tiedot:
- resursointiin ja työn mittaamiseen liittyvät tiedot
- asiakkaita varten laaditut ansioluettelot ja/tai muut tiedot työkokoemukseen ja pätevyyteen liittyen.
6 Tietolähteet
Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde on pääsääntöisesti asianomainen työntekijä, työnhakija tai toimisuhteessa oleva henkilö. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
7 Tietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti seuraaville tahoille:
- verohallinto (verohallinnon edellyttämät tiedot)
- ammattiliitot (jäsenmaksujen tilitys)
- eläkevakuutusyhtiöt ja -laitokset (perityt eläkemaksut ja henkilön työsuhteeseen liittyvät tiedot)
- muut vakuutusyhtiöt (vakuutuksiin liittyvät tiedot ja vuosi-ilmoitukset)
- Kansaneläkelaitos (tarvittavat poissaoloihin liittyvät tiedot)
- työterveyshuolto (lakisääteisen työterveyshuollon edellyttämät tiedot)
- ulosottoviranomaiset (ulosottotilitykset)
- muut viranomaiset (esimerkiksi palkkatukeen liittyvät tiedot)
- teleyrityksille ja muille yhteistyökumppaneille ko. palvelua koskevan sopimussuhteen perusteella luovutettavat tarpeelliset tiedot
- asiakasyritykset ja -yhteisöt (yhteystyösopimuksiin liittyen tietyissä työtehtävissä ansioluettelo-, työkokemus-, pätevyys- ja soveltuvuus- yms. tiedot)
- Evli Alexander Incentives Oy:lle, joka hallinnoi SRV:n pitkän aikavälin kannustinohjelmia
Työnantaja luovuttaa tiedot sairauspoissaoloista työterveyshuollon palveluntarjoajalle sairauspoissaolojen seurantaa ja varhaisen tuen toteuttamista varten.
Työnantaja luovuttaa muualta kuin työterveydestä saadut lääkärintodistukset työterveyshuoltoon. Työntekijällä on oikeus kieltää lääkärintodistuksen luovutus työterveyshuoltoon ilmoittamalla siitä kohdassa 2 mainitulle henkilölle.
Jokainen SRV:n konserniin kuuluva yritys vastaa rekisterinpitäjänä omien työntekijöidensä ja toimisuhteessa olevien henkilöidensä henkilötietojen käsittelystä. SRV Yhtiöt Oyj ylläpitää keskitetysti konserniyrityksien työntekijöiden ja toimisuhteessa olevien henkilöiden henkilötietoja ja käsittelee niitä hallinnollisia tarkoituksia sekä konsernin liiketoiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten.
SRV käyttää HR- ja palkkahallinnon sekä pitkän aikavälin kannustinohjelmien hoitamiseksi ulkopuolisia palvelutarjoajia, jotka käsittelevät työntekijöiden ja toimisuhteessa olevien henkilöiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi. Henkilötietoja voidaan myös satunnaisesti luovuttaa SRV:tä työ- ja toimisuhteisiin liittyvissä juridisissa asioissa avustaville asianajotoimistoille siinä määrin kuin on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi. SRV on varmistanut sopimuksilla, että sen ulkoiset kumppanit tietojen käsittelijöinä käsittelevät henkilötietoja sovellettavien lakien ja säännösten mukaisesti.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja poikkeuksellisesti siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, SRV huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta esim. käyttämällä EU:n komission hyväksymiä mallilausekkeita.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysajat
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa. SRV:n toimitiloissa on kamera- ja kulunvalvonta. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. SRV varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. SRV:llä on määriteltynä erillinen dokumentti tietojen säilytysajoista.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Työntekijällä ja toimisuhteessa olevalla henkilöllä on mahdollisuus tarkastaa ja muokata rajatusti omia tietojaan HR-järjestelmän kautta. Muutoin tarkastusta ja oikaisua koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtoa sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
11 Muutokset tietosuojaselosteeseen
SRV voi tarvittaessa päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos muutokset sen toiminnoissa tai soveltuvassa lainsäädännössä sitä edellyttävät.